会議室予約システムのグループウェアは業務をスリム化する

こんなに便利!会議室予約システムのこと

ミーティング

プランは比較してみる

様々な企業が無料版の会議室予約システムを開発しています。そのため、どれを使おうか迷ってしまったときは無料版や体験版を使ってみるようにしましょう。できるだけ高機能なサービスを試すことができるようなサービスを使いましょう。

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女性

来客の管理もできる

企業には毎日社外からもいろんな人が訪れます。セキュリティのためにはきちんと来訪者も管理したいものですが、会議室予約システムによってそれを行なうことができるのです。外部にも設置することができるため、とても便利です。

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男女

様々な場所で利用される

導入事例を確認することで、システムの信頼性を知ることが可能になります。官公庁が利用しているようなサービスもありますので、見てみましょう。また、クラウド版かパッケージ版を選ぶのかを検討することも大事です。

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会議

導入の流れ

メンテナンスをしっかりしてくれるのかどうかも、会議室予約システムを選ぶ際の大事なポイントです。導入後もさらに利便性を高めるために、利用しているシステムを開発している企業が開催する体験セミナーへの受講も検討しましょう。

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社内のシステムはもっとスムーズになる

会社の中で、「使いにくい」「なんでこんな手続きを踏まなければいけないの」と感じる部分があるのだとしたら、システムの導入を検討しましょう。社内の状況をスムーズに管理できれば、もっと業務はスリムになります。

システムの内容

会議

備品や施設をもっと活用したい

会社が所有している施設や備品は、業務にあたるスタッフの助けになってくれます。しかし、このシステムを予約する際の流れを簡潔にしなければ、一体いつ会議室が使われているのか、備品が返されていないとか、そういった不具合が起きてしまうのです。
それを解決するのが会議室予約システムであり、予約をスムーズに行なうことでより業績もアップさせることができるでしょう。

なぜ煩雑になってしまうか

予約台帳を紙で管理していたり、一つのパソコン上でしか管理できないと、どうして煩雑になるのか考えましょう。
まず、紙に書いたとしてもその情報が共有されるまでに時間がかかってしまいます。そのためダブルブッキングにもつながってしまいます。
また、レンタル備品が多い場合は紙で貸出中なのか、修理中なのか、使えないのか管理するのは難しいです。
それを会議室予約システムでスリム化します。

外部の人も使う場合

もしレンタル備品や会議室を外部のお客様が使う場合、予約台帳が見にくかったり、予約がしにくかったりするとスムーズな利用ができなくなってしまいます。
会議室予約システムを工夫することで、施設の外観を写真で提示できるようになるので、より使いやすくなります。

アクシデントにも対応可能

会議室予約をしても、急に都合がつかなくなり予約をキャンセルすることもあります。
このとき、手続きが煩雑であれば管理する側も予約をした人に対し悪い印象をもってしまいますし、キャンセルする人も「面倒なので次は使わない」ということになってしまいます。
手続きが会議室予約システムによってスムーズに済ませられるのは、利用する側と管理側双方のメリットになるのです。

回覧機能や会議機能もある

こういったグループウェアを企業の中にあるパソコン全てに導入すれば、もっと違うことにも使えます。
例えばチャット機能で違う部屋の人と会議をすることもできますし、議事録を見える化することも可能です。会議室予約システムだけではなく、様々な機能が搭載されているサービスがあるので、注目しましょう。

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システムを検討する

会社に導入する管理システムは十分に検討される必要があります。無料版もあるのでコストがかからないとはいえ、導入する以前よりも利便性が低くなっては意味がないからです。様々な要素を検討して導入しましょう。

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